Vamos a explicar qué es N8N a lo largo de este artículo, haciendo especial hincapié en las ventajas que ofrece sobre sus competidores y también a la hora de automatizar flujos de trabajo.
El resumen es sencillo: es una herramienta que ofrece la posibilidad de automatizar tareas que realizamos frecuentemente con distintas aplicaciones, y creando flujos de trabajo para que realicen acciones de forma automática.
El origen de N8N
N8N es una plataforma de código abierto, esto quiere decir que se creó para ser accesible de manera pública, gratuita y sin restricciones y que además, puede ser alimentada por otros desarrolladores para mejorar o realizar funciones complementarias.
Fue fundada en 2019 por Jan Oberhauser, un desarrollador alemán que quería democratizar la automatización de las tareas. Su visión fue la de crear una alternativa flexible a otras que ya existían, Zapier o Make) y que permitiera a los usuarios tener un control total sobre sus datos.
Su nombre proviene de “Node”, nodo por su interfaz visual, y la palabra “Automation”, automatización, pero abreviado para tener un sonido técnico y moderno.
Objetivos y soluciones de N8N
Se creó para automatizar procesos y eliminar tareas manuales repetitivas, así como para conectar aplicaciones a través de flujos de trabajo de forma visual.
Además, es muy demandada por sus capacidades avanzadas para integrar Modelos de Lenguaje (LLMs) y agentes de Inteligencia Artificial.
Como es una plataforma open-source, de código abierto, permite alojarse en un servidor propio, lo que es importante para cumplir con el RGPD u otras normativas de protección de datos.
N8N ofrece una versión gratuita que democratiza la herramienta y soluciona la libre disponibilidad de este tipo de programas para que todo el mundo, con más o menos conocimientos de desarrollo, pueda automatizar sus flujos de trabajo.
¿Cómo funciona N8N?
N8N funciona a través de una interfaz visual que construye procesos o flujos de trabajo, conectando bloques llamados nodos.
Además, utiliza estos componentes:
Triggers o disparadores
Son las acciones o eventos que inician la automatización, por ejemplo recibir un correo, un pago en una tienda online o rellenar un formulario.
AccionesSon las operaciones que realiza el sistema después de recibir el disparador.
Lógica y transformaciónPermite filtrar datos, añadir condiciones, configurar los procesos o aplicar bucles para que los automatismos funcionen una y otra vez, por ejemplo.
Ejemplo de uso con N8N
Un caso de ejemplo del uso de N8N sería la sincronización y respaldo automático de recibos o facturas. En este supuesto el sistema procesa datos estructurados mediante reglas lógicas exactas.
Este flujo de trabajo se ejecuta en segundo plano para extraer documentos de compra, organizarlos y archivarlos sin que tengas que intervenir:
- Desencadenante (Trigger): Detecta la llegada de un correo electrónico a tu cuenta de correo que contenga la palabra «recibo» o «factura» en el asunto.
- Filtro: Comprueba mediante un nodo de decisión si el correo incluye un archivo adjunto (en formato PDF o imagen).
- Extracción: Utiliza un nodo básico para extraer el archivo adjunto y procesar la información estructurada del correo (fecha, emisor, importe) mediante variables exactas.
- Almacenamiento y Notificación:
- Sube automáticamente el archivo PDF a una carpeta de almacenamiento en la nube (ZCloud, Drive u otros, por ejemplo).
- Envía un resumen por mensaje a Slack o Discord, por ejemplo, notificando que el recibo fue guardado.
Ejemplos de uso de N8N con IA
A continuación incluimos algunos ejemplos del uso de N8N con Inteligencia Artificial.
- Clasificación y enrutamiento de leads (clientes potenciales) Cuando un lead deja sus datos en un formulario de HubSpot o Typeform, un agente de IA puede buscar en LinkedIn información de la empresa, calificar el lead según su potencial y asignarlo al vendedor correspondiente en a través de herramientas de chat o gestión de proyectos (Trello, por ejemplo).
- Asistente de gestión de correo (Triage) Entrena a la IA para leer tu bandeja de entrada de correo, filtrar el spam, redactar borradores de respuestas para correos rutinarios, categorizarlos por prioridad y notificarte únicamente sobre asuntos urgentes a través de Telegram o WhatsApp, por ejemplo.
- Agente de Soporte inteligente conectado a tu base de conocimientos. Configura un bot de IA que tenga acceso directo a los documentos internos de tu negocio (PDFs de políticas, manuales de usuario, menús o FAQs, documentos de preguntas frecuentes). La IA procesa el lenguaje natural y extrae la respuesta exacta de tus propios archivos (por ejemplo, alojados en ZCloud o Drive).
La competencia de N8N
Como hemos contado, N8N nació para dar una respuesta de código abierto que no fuese una versión de pago, como las que había hasta ese entonces.
Su competencia son principalmente las siguientes alternativas:
Make
Es la opción más fuerte para usuarios que también buscan una interfaz visual sin tener que lidiar con un auto-alojamiento.
Sus ventajas son, al igual que N8N, utilizar el sistema de “arrastrar y soltar” y la gestión visual de errores.
Make es muy útil para flujos de trabajo rápidos, así como N8N es mejor para flujos pesados que requieren procesar datos complejos.
ZapierEs el actual líder del mercado en cantidad de integraciones y facilidad de uso, ya que conecta prácticamente con cualquier aplicación SaaS y no quiere de configuración técnica.
En contraprestación, es caro cuando quiere utilizarse para un gran volumen de ejecuciones.
Otras opcionesSi eres desarrollador con experiencia, existen otras alternativas como Pipedream o Node-RED, que puede ser utilizado para automatizaciones que usan código o para manipular APIs directamente.
Microsoft Power Automate está más dirigida a las empresas y exigen seguridad avanzada y sistemas heredados para poder trabajar. Esta herramienta se conecta de forma nativa a Office 365, Azure o a la robótica de procesos automatizados (RPA).
Ventajas de N8N sobre la competencia:
Al poder instalar N8N en tus propios servidores, se garantiza que los datos sensibles de los clientes no pasarán por servidores externos o de terceros, y te ayudará a cumplir con normativas de RGPD.
N8N no cobra por ejecución de flujo, lo que supone un ahorro sustancial en cuotas.
Al contar con integración nativa con IA, dispone de nodos para conectar modelos LLM de forma sencilla desde su interfaz visual.
Ofrece la posibilidad de insertar código puro en JavaScript o Python, además de poder usa el nodo HTTP para conectarte a cualquier API REST, incluso sin integración oficial.
Cómo alojarlo y dónde
Existen 3 formas de instalar N8N, aunque la más recomendada es en un servidor propio con preinstalación de N8N para poder agilizar la puesta en marcha y simplificar el proceso. También, como veníamos comentando, esto ofrece mayor robustez a la hora de gestionar datos e información, que así no pasará por manos de terceros.
La solución ideal es un servidor virtual VPS con N8N que pueda darnos un espacio cómodo donde poder trabajar en la configuración de las automatizaciones de los flujos de trabajo, de forma segura y cómoda.
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